Verkkolasku säästää aikaa ja rahaa

Verkkolaskusta ja sähköisestä laskusta puhuttaessa tarkoitetaan usein samaa asiaa, mutta oikeastaan sähköinen lasku on sisällöltään laajempi kuin verkkolasku. Verkkolasku EI ole EDI-lasku, sähköinen kirje, sähköpostilasku tai kuluttajaverkkolasku.

Lyhyessä lyhykäisyydessään verkkolasku on sähköinen lasku, joka lähetettäessä siirtyy automaattisesti lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskua käsitellään sähköisesti, eikä siitä tarvitse tulostaa paperiversiota. Se voidaan säilöä sähköiseen arkistoon Suomen kirjanpitolain perusteella. Laskusta on kuitenkin voitava tarvittaessa tulostaa paperinen kopio.

Verkkolasku hyödyttää niin laskun saajaa kuin lähettäjää

Yrityksen kannalta verkkolasku nopeuttaa laskun lähettämistä ja vastaanottamista. Paperisota ei ole tarpeen, joten samalla säästyy sentti jos toinenkin materiaalikustannuksissa, ja luonto kiittää! Kun laskutus toimii nopeasti ja täsmällisesti, vaikuttaa se suoraan asiakaspalvelun tasoon ja tyytyväisyyteen. Sähköisen arkistoinnin hyötyjä ei tarvinne sen kummemmin perustella, sen tilan- ja materiaalinsäästö kun on kiistatonta.

Verkkolasku säästää aikaa, koska maksu- ja arkistointiprosessit ovat automatisoituja. Tästä hyötyy niin laskun saaja kuin laskuttajakin. Laskun vastaanottajan kannalta muita hyviä puolia on automatisoinnista johtuva sujuva laskun kierrätys ja arkistointi. Tallennus- ja käsittelyvaiheen virheet myös vähenevät, koska toimenpiteitä ei tehdä manuaalisesti. Myös kirjanpito automatisoituu.

Verkkolaskutukseen siirtyminen ei vaadi paljoa

Verkkolaskutuksen yksi suurimmista hyödyistä on ulkoistamismahdollisuus. Sähköiseen laskuttamiseen siirtyminen ei ole iso rahareikä. Jos sinulla on tietokone, jossa on nettiyhteys, olet käytännössä valmis juttelemaan palveluntarjoajan kanssa sopimuksesta. Palveluntarjoaja voi tuoda palvelun asiakkailleen pilvenä. Tällöin he hoitavat ohjelmistot, tietoturvan, arkistoinnin ja kaiken muun teknisen puolen.

Mikäli yrityksellä on jo nyt käytössä taloushallinto-ohjelma tai –järjestelmä ja asiakas alkaakin pyytelemään laskujaan verkkolaskuina, voi tällöin käyttää pankkien tai verkkolaskuoperaattoreiden palveluita. Verkkolaskujen vastaanottaminen kyseisissä palveluissa on tietenkin myös mahdollista.

Olennainen osa verkkolaskuihin siirtymisessä on jonkinlaisen alkuselvityksen tekeminen. Verkkolaskutusta ei kannata aloittaa, ellei niitä voi asiakkailleen lähettää.